Organización de Eventos, Congresos y Convenciones,Meeting Planeers México, Marketing and advertising

La tecnología puede contribuir a este esfuerzo, reduciendo el uso del papel y por añadidura mejorando la eficacia. Continuamos con más maneras en las que la tecnología puede ayudar:

16. Las valoraciones de clientes sobre lugares de celebración
Las valoraciones online de clientes sobre hoteles, como las que ofrece www.tripadvisor.com, ya están muy extendidas. Del mismo modo se pueden utilizar los sitios web que contienen las valoraciones de organizadores de reuniones sobre los lugares de celebración (como www.meetingsintelligenceexchange.com) para eliminar la necesidad de otras herramientas de evaluación basadas en el papel, que suelen ser menos eficientes.

17. Los contratos electrónicos y las firmas digitales
Aunque su uso sigue siendo poco frecuente, las firmas electrónicas están disponibles (http://en.wikipedia.org/wiki/Digital_signature) y se deben utilizar para eliminar la necesidad de enviar múltiples copias de contratos impresos por mensajería.

18. Los planos de planta
Los planos de planta a escala de los espacios para eventos son para los organizadores de reuniones una garantía de que conseguirán lo que quieran, permitiéndoles comunicar a los responsables del lugar de celebración cómo se deben configurar las salas (una imagen vale mil palabras). Hay herramientas alojadas en el web, como Active Matrix (http://www.meetingmatrix.com/products_activematrix.asp), que permiten a los organizadores gestionarlo todo online, sin tener que recurrir al papel.

19. La gestión de expositores y de planos de planta
Los planos de planta de algunas ferias de muestras todavía se gestionan sobre el papel. Las herramientas electrónicas como www.expocad.com o www.a2zinc.net pueden gestionarlo todo online, además de ser una gran ayuda en la gestión de expositores.

20. Las guía electrónicas del expositor
En las ferias de muestra de gran envergadura, los expositores reciben una carpeta que puede contener cientos de documentos y formularios para contratar espacio, decoraciones, audiovisuales, instalación eléctrica, transporte marítimo o por carretera, y mucho más. Los contratistas de servicios para ferias de muestras, como GES (www.ges.com/ecomm/2007/sampee_cd/), han hecho bastantes progresos para gestionarlo todo online, lo que reduce el uso del papel y aumenta la eficacia.

21. La gestión de expositores
Los expositores también pueden utilizar las herramientas alojadas en la web, como www.exhibitforce.com, para gestionar online el inventario, transporte, calendarios, listas de tareas pendientes, personal y presupuesto, entre otras cosas, todas ellas tareas en las que se suele utilizar mucho papel.

En situ:
22. Las agendas electrónicas
¿Por qué cargar con pesados programas que son caros y difíciles de imprimir? Hay varios tipos de agenda electrónica disponibles (dispositivos personales como www.ntag.com y www.spotme.com; o sistemas telefónicos o PDA, incluyendo www.visiontree.com y www.nearspace.com).

23. Las encuestas electrónicas
Las encuestas que se realizan con formularios impresos tardan mucho en procesarse y tienen un alto coste para el medioambiente. Después de la reunión, a menudo se tardan semanas en tabular los resultados. Existen muchas herramientas alojadas en la web y aplicaciones móviles (véase el apartado anterior) que son capaces se captar y tabular datos relacionados con la satisfacción y el nivel de comprensión del público, a menudo en tiempo real –a tiempo para modificar contenidos durante la reunión, si procede–.

24. Los sistemas electrónicos de votación
Los sistemas electrónicos de votación son capaces de captar los datos de encuestas y de las votaciones electrónicas con un máximo de seguridad, y tabularlos con mucha más rapidez y precisión que los sistemas basados en el papel. Hay muchos sistemas en el mercado, incluyendo www.braehler.com, www.hypermaster.com y www.pcipro.com, entre otros.

25. Los sistemas móviles de votación, interactivos y de pregunta y respuesta
Se pueden utilizar los móviles como sistemas de votación (como se ha hecho en el caso de las votaciones de SMS de American Idol) y también para recibir preguntas del público. Algunos ejemplos incluyen www.polleverwhere.com, www.zukuweb.com, www.log-on.nl y www.quickmobile.com.

26. La programación electrónica de citas
Las agendas impresas para citas ya han quedado anticuadas. El objetivo primordial de los eventos es reunir a la gente. El hecho de poder programar reuniones durante los eventos por medio de herramientas online –www.scheduleflex.com, www.cistems.com y www.wingateweb.com– puede aumentar el valor de dichas reuniones.

27. Los centros de mensajes electrónicos
Las notas de papel puestas en un tablón no sólo son poco atractivas y un desperdicio de papel, sino que son difíciles de consultar. Los sistemas electrónicos de mensajes, como www.jotmessaging.com, pueden proporcionar a los asistentes a eventos un sistema de mensajes y de búsqueda de asistentes, lo que mejora sobremanera la comunicación entre ellos y reduce el gasto de papel.

29. Los kioscos para imprimir/descargar apuntes para cursos
Otra manera de reducir el gasto de papel en las reuniones es dotar los lugares de celebración de kioscos para imprimir apuntes o descargarlos en una memoria USB. En lugar de imprimir los apuntes con antelación para el número previsto de asistentes (previsiones que no siempre son infalibles), los asistentes pueden imprimir los apuntes que les interesan o descargarlos en un lápiz de memoria en kioscos centralizados.

30. Los directorios electrónicos de catálogos de productos
En las ferias de muestras grandes es frecuente que se les entreguen a todos los asistentes directorios impresos de los expositores, que contienen los datos de contacto y los productos de cada expositor. Estos directorios pueden tener cientos de páginas. En su lugar, estas guías se pueden poner a disposición de los asistentes en formato CD (www.cdshowguides.com) o a través de directorios interactivos (alojados en la web antes de la reunión, como hace www.a2zinc.com, o a través de kioscos interactivos en el lugar de celebración). Estos sistemas no sólo ahorran papel, sino que también alargan la vida de una reunión, ya que estos directorios pueden permanecer online como bases de datos consultables.

Fuente: www.eventplannerspain.com