Cómo reducir gastos al Organizar un Evento Empresarial
Organizar un evento empresarial es caro. Y aunque el titulo de este artículo parezca indicar lo contrario, la realidad no cambia: es caro. Sin embargo, hay ciertas prácticas que abaratan la organización de cualquier tipo de acto, especialmente si tenemos un presupuesto ajustado.
1. Planificar y organizar nuestro evento con mucha anticipación, ya que muchos lugares de celebración nos ofrecerán tarifas más económicas en temporadas determinadas, debemos ser flexible en cuanto a las fechas.
2. Responsabilizar al organizador o al coordinador del comité de organización de todos los pagos; si hay más de una persona con autorización de ordenarlos, se suelen crear confusiones y, como resultado, nos será más difícil contabilizar los gastos.
3. Aunque algunas agencias de viajes ofertan paquetes interesantes y económicos, el auge de los vuelos de bajo costo ha revolucionado el mercado, además de incrementar el número de destinos. Por lo tanto, si vamos a utilizar el avión como modo de transporte, quizá sea más económico usar una aerolínea de bajo costo, comprar los boletos on-line o, en caso de que todos los participantes del evento vengan del mismo sitio, fletar un avión.
4. Por regla general, podemos contar con obtener interesantes descuentos por venta anticipada, si planificamos el evento como mínimo con seis meses de anticipación.
5. Algunos hoteles ofrecen salas de reunión gratuitas para sus clientes, dependiendo de la cantidad de habitaciones de pago y el número de noches. En este campo, puede que las tarifas para salas de reunión varíen según el día, ya que por ejemplo, suelen ser más baratas los jueves y los domingos.
6. Si se trata de un evento que se celebra anualmente o varias veces al año, o si proyectamos organizar varios eventos en el mismo destino, una solución poco aventurera pero económica consiste en gestionarlo todo con el mismo hotel, lugar de celebración, y/o proveedor, lo cual se conoce como un programa de proveedores preferenciales. Además se recomienda utilizar un número mínimo de proveedores.
7. Un buen número de hoteles y empresas de catering ofrece descuentos por venta anticipada y para eventos de envergadura, aunque suelen ser en especie: vinos o menús de más calidad; o una cierta flexibilidad en cuanto al horario.
8. En caso de celebrar el evento en un hotel, conviene asegurarse de que el personal tenga una lista de las personas autorizadas a cargar gastos en la cuenta maestra, y que la dirección sepa que no nos responsabilizaremos de ningún gasto no autorizado.
Fuente: www.muypymes.com
Leave a Reply