Aspectos de la planificación de eventos
Hasta no hace mucho, los eventos empresariales en general, se caracterizaban por su falta de imaginación, y lo acartonado y previsible del ambiente.
Sin importar el número de participantes, la planificación de eventos es una tarea ardua, del éxito de la misma, depende el éxito del organizador y del patrocinador del evento.
Hay algunas consideraciones previas que deben tomarse en cuenta antes de emprender la planificación de eventos:
• La necesidad de organizarlo: el evento debe ser la manera más rápida, fácil y barata de transmitir al público el mensaje, y que éste, resulte lo más eficiente y personal que sea posible. La planificación de eventos no es el único medio de personalizar el mensaje, hay otras formas más sencillas y económicas, como la entrega a los interesados, de un folleto o informe promocional; o los medios de comunicación masiva.
• Planificación y organización: es el primer paso en todo evento, y lo que debe definirse primero es quién se encarga de la organización, una sola persona, un comité de planificación, una agencia de organización. El tiempo, es otro recurso que debe planificarse con sumo cuidado, pues el evento debe estar listo para la fecha prevista.
Un evento suspendido, corre el riesgo de fracasar. El personal técnico que se encargará del acondicionamiento del local, los proveedores, el catering, la animación y/o actividades, todo es parte de la planificación de eventos, y debe formar parte de un cronograma cuidadoso. El tema del presupuesto es bastante complicado y depende de la clase de fondos con que se cuente, y de la clase de evento que se desea organizar. Es conveniente solicitar varios presupuestos, para elegir el más conveniente.
Planificación de eventos• Tipo de evento: es imprescindible definir qué tipo de evento queremos, antes de continuar con la organización. Existen variadas propuestas posibles, debemos elegir la que sea más conveniente para el mensaje que deseamos transmitir al público, y el que coincida con nuestro presupuesto.
• Asistencia prevista: es una de las cuestiones que debe determinarse luego de elegir el tipo de evento que se realizará. Además del público destinatario del evento, podemos considerar la invitación de los medios de prensa, de invitados especiales (conferencistas, personalidades famosas, etc.), cónyuges. También es necesario tener en cuenta la asistencia de público con minusvalías, para contemplar los accesos, ubicaciones especiales en la planificación de eventos.
• El lugar de realización del evento, es una de las claves del éxito de estos emprendimientos. El sitio debe ser cómodo, adecuarse al tipo de evento, y de preferencia, que sea del gusto del público invitado. Los lugares innovadores están de moda, pero concierta mesura. De ser posible, el sitio debe ser de fácil acceso, para evitar las complicaciones, que pueden atentar contra la concurrencia exitosa. Hay ciertos lugares alternativos que son cada vez más solicitados, como museos, edificios históricos, jardines botánicos, teatros, haciendas, yates, etc.
Fuente: www.centrodefiestas.com
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