Se necesita conocer bien la empresa, que se pretende con el evento y el perfil del público a la hora de diseñar la animación.

El ritmo y el tiempo de la animación es importante hay que ejecutarla en el momento adecuado, si no es asi puede quedar fuera de lugar, y resultar incómoda tanto para el artista como para el público. Si la gente está en plena conversación, la animación puede molestar. Cada cosa tiene su momento… y eso se aplica a la animación. Los factores a considerar son el tipo de animación y el programa del evento .

Hay que saber siempre mantener el ritmo de la animación dentro del evento ,esto es muy importante. Es indispensable saber adaptarla al público.

Fuente: www.puntoescena.com

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· Director de Congreso: Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo.

· Jefe de Prensa: Que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.

· Jefe de Relaciones Humanas: Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento, manteniendo un clima de trabajo armónico. También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento.

· Presentador: Podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.

· Promoción: Se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento.

· Economía: Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción de los participantes.

· Protocolo: Se encarga de velar por la correcta imágen del evento, ésto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargará de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada.

· Seguridad: Deberá velar por la seguridad de los asistentes.

· Personal auxiliar de Salas: Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

Inauguración y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una cena de presentación en la que participarán todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.

Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguración donde se podrá hacer la presentación de los directivos y dar lectura al programa del evento.

Un buen final y la despedida La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los medios de comunicación e invitarlos a un cócktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si éste tiene una periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el próximo evento.

En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, también se podría dar algún souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participación en el acto. En la medida de lo posible sería un buen gesto entregar un pequeño detalle al acompañante.

Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director agradeciéndole nuevamente su participación.

Fuente: www.expoferiasyeventos.com.ar

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Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates, una serie de datos que faciliten no sólo información sino un contenido real sobre el tema central del congreso.

Veremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un auditorio u hotel, por lo que ya nos da una idea de su globalidad.

En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afín al acto que aborda.

Fecha y Lugar. Por lo general planearemos un congreso con la suficiente antelación como para poder prever dónde conviene celebrarlo, además de preparar todo el material (Cronograma de actividades, planilla de inscripciones, etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelación posible.

A la hora de escoger la fecha, sería interesante no ceñirse a una sola sino jugar con dos o tres posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles.

Es muy bueno para la ciudad tener eventos periódicamente pero contraproducente cuando éstos se superponen, ya que no se les puede brindar a los visitantes un servicio óptimo.

Y en cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones:

• La Concurrencia: Debemos prever cuanto público asistirá al evento, de manera que podamos calcular qué capacidad debe tener el auditorio.
• Mobiliario: Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de una mesa de presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoración sea la adecuada.
• Servicios técnicos: Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyección de datos, es muy importante saber con qué cuenta la sala, para su contratación o no. A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el número de micrófonos que precisaremos y si deben ser inalámbricos. Otro dato a tener en cuenta es la iluminación de auditorio.
• Salas Anexas: Siempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o efectuar algún tipo de preparación de sus conferencias. Por otra parte también puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa, presentaciones o donde se servirá un coffee break o cócktel.
• Accesos y complementos: Debemos contar con un salón o recinto de congresos que sea céntrico o de fácil acceso, que disponga de estacionamiento propio o cercano.

Preparación de invitados y convocatoria

• Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso.
• Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podrían estar interesadas en la convocatoria.
• Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia.
• Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes ponentes y temas del acto.
• Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de los ponentes por teléfono o e-mail, el día y la hora de su conferencia.
• Al márgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las credenciales del congreso que oportunamente le hará llegar junto con las reservas del hotel y los pasajes de traslado a la ciudad.

Alojamiento y entretenimiento. Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deberá tener en cuenta el hospedaje, aconsejamos que éste se encuentre cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser así, se deberá prever los traslados hasta el recinto.

Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a algún espectáculo o acto que sirva para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.

Otro punto que no se debe descuidar es la atención de los acompañantes de disertantes y de asistentes a los cuales se les debe hacer un programas paralelo que contemple, por ejemplo, un Tour por la ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos, espectáculos, etc.

Catering. Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos prever el resto de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo. A su vez los días de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer coffee break a los asistentes, como así también cena de bienvenida y final de congreso. En este caso será el RRPP del evento quien se encargará de entregar las invitaciones convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestión. O bien en el programa podemos advertir que durante el desarrollo del congreso habrá una serie de actividades paralelas.

Fuente: www.expoferiasyeventos.com.ar

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Las siguientes preguntas le ayudaran a preparar a sus empleados para el ambiente de busqueda de informacion que penetra toda reunion de caracter profesional.

1. ¿Sabe quien en su empresa va a viajar a conferencias, exposiciones comerciales o a reuniones de profesionales el proximo año?

2. ¿Les ha dado orientacion sobre el comportamiento en un ambiente de amenazas contra la informacion?

3. ¿Se les ha indicado como actuar en los lugares en donde se obtiene la mayor cantidad de informacion (salones de los hoteles en donde se dan las conferencias, autobuses que llevan a las funciones nocturnas, areas de descanso, y las conversaciones en las salas de conferencias, antes y despues de las exposiciones)?

4. ¿Forma usted parte del proceso de revision antes de la publicacion o una conferencia en la que los empleados van a presentar ponencias?

5. Si es asi, ¿lo hace desde el punto de vista de otra compañia? ¿Se ha preguntado que dice el documento a la competencia de lo que hace su compañia y que revela cuando se compara con los trabajos que otros en su compañia van a presentar en la misma reunion?

6. ¿Conoce lo suficiente sobre los metodos de recoleccion de inteligencia de sus competidores, para preparar adecuadamente a sus empleados para el viaje?

7. ¿Dispone de un proceso establecido que indica a los empleados a quien llamar y que informar cuando suceden hechos especificos?

8. ¿Alguna vez ha acompañado a cualquiera de sus equipos de productos, grupos de investigacion u otros, a cualquier tipo de reunion profesional para asi poder comprender el ambiente en el cual trabajan?

9. ¿Conocen sus empleados las clases de enfoques que se emplean para reunir informacion y en que lugares se pueden usar?

10. ¿Se les ha enseñado a sus empleados a reconocer las tecnicas que son usadas por los que reunen informacion, y se les ha proporcionado las tecnicas defensivas apropiadas?

Fuente: segnalo.virgilio.it

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Michael, un recopilador de informacion para un cliente muy activo en la industria de las telecomunicaciones, estaba en el baño de hombres en una gran exposicion comercial. Al lavarse las manos salpico de agua todo el lavatorio y la repisa. Mientras estaba secando la repisa, el presidente de una de las compañias de las cuales debia conseguir informacion, entro acompañado de otro hombre. Inmediatamente dejaron de conversar y miraron por debajo de los compartimientos. Convencidos de que no serian escuchados por alguien sentado en uno de los compartimientos y descartando a Michael como un ayudante de limpieza ya que el seguia limpiando la repisa, reanudaron su conversacion sobre la manera de que podrian trabajar juntos en un proyecto, uniendo las mejores tecnologias de sus compañias. Siguieron conversando incluso cuando aceptaron las toallas de papel ofrecidas por el supuesto “ayudante”. Cuando salieron y se separaron, Michael siguio al hombre desconocido hasta su puesto en la exposicion. El informe de inteligencia que preparo el “ayudante” le permitia a la compañia de telecomunicaciones anticiparse en seis semanas al lanzamiento del producto de la nueva empresa conjunta de sus competidores, algo que nunca podrian haber anticipado sin esta inesperada oportunidad de recoleccion.

Como lo demuestra este caso ficticio, la informacion puede escapar de modos sorprendentes. Aun asi, muchas compañias siguen concentrando sus esfuerzos para proteger su informacion propia en medidas internas. Instalan programas de muros cortafuegos y autenticacion biometrica en la red informatica, establecen una politica de escritorios limpios, y ponen en practica procedimientos correctos para la destruccion de documentos. Pueden hasta asegurar las computadoras portatiles con cables de acero inoxidables y alarmas. Pero no consideran como los empleados pueden simplemente regalar informacion gratis en las exposiciones comerciales.

Por su misma naturaleza, una exposicion comercial existe para facilitar el intercambio de informacion. Y una enorme cantidad de informacion es compartida de manera legitima y apropiada en las conferencias por fuentes muy variadas. Los profesionales intercambian puntos de vista en las reuniones cientificas y tecnicas. Los vendedores en sus puestos dialogan sobre sus productos con cualquier persona que se detenga alli. Los editores buscan nuevos anunciantes para los diarios de la industria, los consultores tratan de mantenerse al dia con los cambios en la industria y en las compañias individuales y los reporteros consiguen las noticias. Pero no toda la interaccion profesional es lo aparenta ser.

Los profesionales de inteligencia competitiva (IC) dedicados a proyectos de recopilacion y proteccion, consideran tales eventos como ambientes basicamente sin proteccion porque quienes tienen la responsabilidad profesional de los programas de proteccion de la informacion muy pocas veces toman parte o siquiera estan presentes. Algunas compañias sabidas han desarrollado enfoques rigurosos, completos e integrales para la recopilacion de datos y asi aprovechan la abundancia de informacion de valor competitivo que puede descubrirse en estos ambientes.

Las compañias necesitan aceptar que se crea una vulnerabilidad considerable cuando sus empleados viajan a las exposiciones comerciales y otras reuniones de profesionales y entender que para los profesionales de inteligencia competitiva esos lugares son unas minas de oro para recolectar informacion. Para poder cerrar esta via de perdida de informacion, los profesionales de seguridad deben entender los metodos que usan estos recopiladores para reunir informacion corporativa sensible de empleados inadvertidos que no estan conscientes de lo que sucede. El siguiente resumen resalta las tecnicas contra las que una compañia debe preparar a sus empleados a reconocer y defenderse.

Niveles de complejidad.

Los esfuerzos de recoleccion pueden ser clasificados de acuerdo a su nivel de complejidad. Primero debe notarse que reunir inteligencia en una exposicion comercial no significa merodear por el pabellon de exhibiciones con una bolsa grande, acumulando folletos, tarjetas de negocios y muestras de productos. Pero incluso los intentos menos elegantes tendran exito si el personal ignora que esta siendo manipulado.

Consideremos el caso clasico del miembro mas joven de un equipo corporativo que asiste a una conferencia de negocios (Lo llamaremos Chad). El es quien debe quedarse para las ultimas horas de la exhibicion, con la esperanza de poder convertir en cliente a un visitante casual. Chad por lo general es una de esas personas que sabe que su posicion no vale mucho, no ha sido muy apreciado ultimamente y sin embargo sabe casi todo lo que los demas saben–excepto que deberia evitar hablar demasiado a un oyente paciente y compasivo.

A Chad siempre lo dejan solo en el puesto de exhibicion, excepto los astutos recopiladores de inteligencia. El no solamente sabe todo de su compañía — los precios, los productos y otras cosas mas– sino que tambien esta ansioso a conversar sobre lo que sus compañeros han estado aprendiendo de los otros asistentes e informando en las sesiones de rendir cuentas a lo largo de la reunion. Los recolectores de inteligencia comercial que lo han visitado tienen en mente mas que simpatia en las pocas horas que quedan antes de que Chad empiece a cerrar su puesto.

Los siguientes resumenes de los cinco niveles de sofisticacion en la recoleccion de informacion son generalizaciones. Sin embargo, resultan instructivos para poder enmarcar el analisis.

Nivel Uno. En este nivel, los empleados de la compañia viajan a las reuniones y para que se reembolsen sus cuentas, deben presentar informes de las actividades efectuadas durante los viajes. Como los reportes que se necesitan para el reembolso pueden ser cortos y simples, cualquier informacion, mucho menos inteligencia, que se pueda recoger es simplemente un hecho fortuito. A estos empleados no se les ha dicho que recolecten informacion, asi que a lo mas representan una amenaza menor.

Nivel Dos. Luego estan las compañias en donde los profesionales de inteligencia competitiva en realidad dan instrucciones y sensibilizan a los viajeros de la corporacion respecto a los objetivos especeficos de recoleccion de informacion que siguen insatisfechos y que es lo podria obtenerse –y de quien– en la conferencia. Por ejemplo, a los viajeros se les podria orientar sobre los nuevos productos de un competidor y pedirles que averiguen todo lo que puedan sobre sus precios, distribucion o ciclo vital. Otros datos comunes que pueden interesar a la compañia incluyen cuanto estan gastando los competidores en investigacion y desarrollo (I&D), cuantos ingenieros estan siendo contratados y en que areas y que resultado se intenta obtener de cualquier re-ingenieria o cambio en la organizacion interna que pudiera suceder (por ejemplo, menores cantidades de rechazo, mayores cifras de produccion). El grupo dedicado a la inteligencia de negocios tambien programara una sesion de reporte despues de que regrese el viajero. Estos esfuerzos para reunir informacion se dirigen a blancos especificos y representan una amenaza seria.

Nivel Tres. En el siguiente nivel se encuentra el gerente de inteligencia competitiva quien identifica las conferencias, viajeros y objetivos con meses de anticipacion, lo que permite un considerable nivel de planeamiento. Los gerentes de IC en este nivel conocen las necesidades permanentes de inteligencia de la compañia y tratan de que el personal que enviaran a la exposicion tengan relacion con los asistentes de otras organizaciones en la conferencia. Por ejemplo, se tratara que los ingenieros encajen con sus colegas de las otras organizaciones con quienes tengan una relacion previa, quizas porque pertenecen a los mismos grupos profesionales, son antiguos colegas o asistieron juntos a la universidad.

Los expertos en un area en particular pueden ser emparejados con alguien que esta presentando un trabajo sobre ese tema en lo cual pueda haber algo de valor competitivo que puede satisfacer las exigencias actuales o continuas de inteligencia. Los profesionales de I&D buscaran a otras personas de I&D para poder averiguar que porcentaje de los ingresos de la otra compañia se asigna a I&D o que tipos de nuevos laboratorios se estan construyendo. Estos esfuerzos para reunir informacion representan una de las amenazas mas serias porque una cuidadosa concordancia entre agentes y blancos aumentara la probabilidad del exito.

Nivel Cuatro. En este nivel estan aquellas compañias donde el personal de inteligencia competitiva es aun mas activo y organizado. Ellos preparan a sus corresponsales en toda la compañia para entender los distintos medios de recopilacion de informacion y les pueden dar entrenamiento especializado. El entrenamiento puede incluir metodos especificos de inteligencia como la forma de extraer informacion, identificar y evaluar potenciales fuentes, desarrollar fuentes de informacion y mantener relaciones con dichas fuentes mientras siguen explotandoles por el valor de su informacion. Si los empleados a quienes se acercan en tales circunstancias no han sido entrenados para que se pongan sospechosos, miedosos o renuentes a cooperar, es probable que estos esfuerzos tengan mucho exito.

Algunas veces, esta preparacion antelada se amplia hasta arreglar que los empleados sirvan en organizaciones profesionales como miembros de comites que solicitan y seleccionan ponencias para la conferencia. Esta tactica les permite animar a quienes trabajan para competidores en los que la compañia tiene interes, para que presenten trabajos e incluso ayudarles a preparar las ponencias.

En otras situaciones, una compañia puede dotar a los agentes de recoleccion de informacion que estan en el auditorio, de preguntas especificas y directas que pueden hacerse a un conferenciante. Tales preguntas tienden a ser respondidas, incluso si pertenecen a un nivel mas alto de sensibilidad del que el conferenciante deberia estar abordando, ya que son planteadas en una atmosfera de cordialidad profesional, realzada por el deseo del expositor de dar una buena impresion a sus colegas. Miembros “impresionados” del publico pueden entonces hacer preguntas adicionales (y mas sensibles) despues de la conferencia e incluso invitar al conferenciante a tomar cafe o un trago para hacer que hable con mas libertad.

Nivel Cinco. El nivel mas alto de complejidad es donde encontramos la participacion activa de los profesionales de la seguridad. Las operaciones de inteligencia en este nivel son muy parecidas a un juego de futbol americano. La parte del proyecto dedicada a recolectar informacion se llama “atacante”; el lado defensivo se denomina “defensor”. Este grado de participacion en las reuniones requiere que profesionales del equipo de seguridad asistan a las reuniones o a las exposiciones comerciales y que preparen lugares para los informes, en donde los empleados entrenados para reunir informacion llegan en momentos programados para reunirse con los “atacantes” y los “defensores”, para presentar evaluaciones actualizadas de lo que este sucediendo realmente.

Tales operaciones ofrecen una variedad de beneficios para la compañia que trata de recopilar informacion (o evitar su difusion). Los empleados pueden recordar inmediatamente los eventos que de otra manera se deterioran con el transcurso del tiempo. Los “atacantes” pueden reunir informacion en tiempo real y dedicarse a analisis de primera mano que puede brindar oportunidades para imponer requerimientos adicionales a los empleados asistentes, cuando los eventos y los informes exigen ampliar la cobertura–algo que obviamente no podria suceder si la compañia se hubiera limitado a reunir informacion de los reportes posteriores a las conferencias. Adicionalmente, los “atacantes” pueden enseñar rapidamente al personal de ventas los productos o servicios del competidor que se presentaron en la exposicion, de los cuales necesitan informacion adicional. Sin duda, estas tecnicas altamente organizadas para la recoleccion de informacion representan la mayor amenaza.

Operaciones defensivas. En una exposicion comercial, la preparacion de los empleados es quizas el arma mas importante del arsenal defensivo de la compañia. Consideremos, por ejemplo, el caso de una compañia que tiene dos mujeres embarazadas que conforman el grupo que recolecta informacion. Su forma de enfocar el asunto es sencillo. Se notan visiblemente incomodas cuando visitan los puestos de exhibicion de sus competidores, y aunque llevan las insignias de identificacion de su compañia, son tratadas en forma bastante cortes por sus competidores, quienes inevitablemente preguntan “Les gustaria descansar unos momentos?”. Las futuras madres aceptan y se sientan por una hora o mas, escuchando mientras tanto las interacciones entre sus competidores y sus clientes, visitantes, vendedores u otras personas que hablan de una amplia variedad de temas –muchos de los cuales resultan ser de gran significacion para el equipo de recoleccion.

Protegerse contra estos esfuerzos es critico. Ahi es donde entra el grupo de defensores. Las operaciones defensivas se concentran en preparar a los asistentes antes de que salgan de la oficina. Les hacen saber a los asistentes las preguntas e intereses de las personas que trabajan, o razonablemente se supone, que trabajan para la competencia (incluyendo consultores y acadamicos cuya investigacion es financiada discretamente por un competidor). Una vez en la exposicion, tambien alertan oportunamente a los asistentes sobre las preguntas que se estan haciendo en otras sesiones o alrededor del area de exhibicion y en reuniones sociales, que son obvios intentos para reunir informacion. Esta advertencia incluira detalles de las personas que estan haciendo las preguntas y su niveles de competencia.

Los defensores tambien ayudan al personal a preparar respuestas profesionales y corteses a estas preguntas, que evitaran la difusion de informacion propia de la empresa. Los defensores ademas se aseguran de que exista un nivel consistente de entendimiento por parte de los empleados respecto a lo que deben y no deben decir. Por otro lado, verifican que los puestos de exhibicion, sitios de orientacion, ambientes de recepcion y otros lugares esten organizados de tal modo que sus charlas de ventas no comprometan informacion sensible.

Las exhibiciones comerciales y otras reuniones de profesionales forman una parte inevitable de los negocios. Representan grandes oportunidades para el mercadeo y establecimiento de enlaces que las compañias no pueden dejar pasar. Pero tambien ofrecen a los buscadores de informacion un acceso facil a los secretos celosamente guardados por una compañia. Los profesionales de seguridad deben asegurarse que los empleados conozcan los riesgos y sepan jugar mientras conservan cuidadosamente sus propias cartas.

Fuente: segnalo.virgilio.it

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Ahora bien, ¿qué fue lo que falló? ¿Cuáles fueron los errores que hicieron que aquella actividad, en lugar de ser realmente productiva, acabara siendo un “día libre”?

No tener claro para qué se hace el evento

En primer lugar, es fundamental establecer cuáles son los objetivos de la gerencia para llevar a cabo el evento. ¿El objetivo es motivar, fidelizar, capacitar, integrar al personal, etc?

Sólo una vez que se tiene en claro estos puntos, podrá evaluarse qué tipo de propuesta satisface mejor la necesidad. Y, en base a eso, podrá determinarse dónde llevarlo a cabo, cómo deberá estructurarse el encuentro, cuál será el catering, etc.

Por ejemplo, hay eventos motivacionales que se concretan mejor al aire libre, y con un catering informal. Otros, pueden aprovecharse mejor en el salón de un hotel y frente a mesas vestidas de manera formal.

Perder la atención en los detalles

A veces, se pone el foco en aspectos secundarios, como la contratación de determinados artistas o de un salón específico, y se descuida el motivo real de la actividad.

Desde luego, no se trata de invitar al personal a ver un show, sino de seleccionar un espectáculo que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado. Hay que centrarse en lo que se busca lograr, para que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento debe pasar por lo que se quiere transmitir.

Descuidar la relación costo-beneficio

Hay eventos de alto impacto que, más allá de los comentarios elogiosos del momento, no generan en el staff los resultados esperados por la gerencia.

En ocasiones, incluso, una inversión demasiado ostentosa puede resultar contraproducente (algo particularmente cierto en tiempos de crisis). En la mayoría de los casos, con una buena dosis de creatividad, es posible planificar eventos diferentes (quizá más sencillos pero mucho más eficaces).

Descuidar la comunicación interna

Los resultados de un evento pueden potenciarse a través de una buena comunicación con el personal. Todo lo que se haga en forma previa, durante y con posterioridad a la actividad puede optimizar el uso de los recursos, mejorando la relación costo-beneficio.

Para eso, hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia y cómo se puede aprovechar ese momento para establecer un canal efectivo de comunicación con el personal.

Descuidar el aspecto logístico

Algunos factores pudieran parecer obvios. Pero es sorprendente la cantidad de empresas que los descuidan.

¿El lugar del evento queda lejos y nadie pensó en aquellos que no tienen transporte propio? ¿Se calculó mal el número de asistentes y la comida no alcanzó? ¿Hubo una desinteligencia con los horarios y los asistentes llegaron dos horas después de lo previsto?

El traslado tanto de los participantes como de los elementos con los que se trabajará, del personal que armará y desarmará las estructuras, la preparación y distribución de los alimentos son algunas de las cuestiones logísticas que hay que atender muy cuidadosamente.

Es frecuente que la organización completa del evento recaiga sobre la secretaria del gerente general, una agencia de publicidad o la consultora de relaciones públicas de la compañía.

Pero éstos no siempre están capacitados para hacerlo. Armar un evento es una actividad de alta complejidad, que requiere la acción sincronizada de muchas personas de rubros muy diferentes.

Por eso, es importante que haya un profesional con experiencia a cargo, alguien que con una mirada global administre los recursos para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas, observando las precauciones de seguridad, higiene, legales, etc.

Esta mirada global es lo que permitirá que la actividad no sea un “día libre” que no reporte ningún beneficio, sino una jornada muy productiva para todos.

Fuente: www.materiabiz.com

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1. Definir el objetivo del evento: El objetivo está basado en crear un clima, una sensación: ¿qué deseamos que sienta nuestro invitado? ¿Qué concepto deseamos transmitir para que nuestro agasajado se identifique?. La ambientación está directamente relacionada al espíritu del evento.

2. El motivo del evento: Cuál es el motivo o tipo del evento.

Eventos sociales: bodas o casamientos, 15 años, bautismo, comunión, cumpleaños, bar mitzva, nacimientos, reuniones de amigos

Eventos corporativos: presentación de un producto (libros, obra de arte), la inauguración de un lugar, un desfile de modas un acto político, una charla informativa, un congreso o convención, una entrega de diplomas, una iglesia, templo o capilla.

La lista es innumerable y el motivo del evento está relacionado con el objetivo, para lograr en conjunto el estilo.

3. El estilo del evento: Dependiendo entonces del motivo y objetivo del evento se creará el estilo. Para esto se tendrán en cuenta factores como la temática de la fiesta, las edades de los invitados, la comida a servir, los shows, el lugar y se trabajará en conjunto con el organizador del evento.

4. El espacio físico: condiciona la ubicación de los elementos, cómo se dispondrán qué lugares se resaltarán.

5. La cantidad de personas, el flujo de gente: Si hay comida, si se sientan a comer o si bandejean, lo que implica que la gente éste parada o sentada.

6. Iluminación: Si es día no se incluye iluminación siempre y cuando sea al aire libre. Si es de noche la luz juega un papel muy importante por ejemplo las velas crean un clima cálido y hasta romántico, también las luces (pin) direccionalas sobre ciertos elementos a resaltar.

7. La duración: condiciona a la hora de manejar ciertas cuestiones técnicas a la forma en que se trabajan las flores. Por ejemplo si las flores van a estar sin agua ¿Cuánto duran?  Y cuáles podemos usar y cuales no. Otro ejemplo si son velas la duración de las mismas.

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Cada detalle estratégicamente pensado, desde la ambientación, vestimenta, los alimentos, el típo de musica comunican. Son pequeños mensajes que todo el tiempo estamos dando a nuestros invitados.

Muchas veces no nos damos cuenta y muchas otras están diseñadas especialmente para comunicar. Creo que este es uno de los motivos por el cual un evento se transforma en una poderosa herramienta de comunicación, una excelente ocasión en la cual podemos transmitir un mensaje “en vivo”.

Otra ventaja es que es muy fácil poder eveluar los resultados. Con un simple sondeo sabremos si hicimos las cosas bien. Como decimos en Musas eventos: “… Una idea puede cambiar tu evento…”

Es por este motivo que ha crecido enormemente el rol del Organizador de Eventos, una persona capacitada, ya sea por haber estudiado la carrera o por su vasta trayectoria y experiancia en el campo de los eventos, que sabrá asesorar y optimizar los recursos necesarios para comunicar con la mayor claridad.

Si bien todavía en México no está del todo aceptada su figura, a diferencia de los Estados Unidos donde es casi imposible pensar en una boda sin la presencia de una wedding planner, cada vez más se impone su figura. Imaginen lo complejo que puede resultar organizar un congreso o una convención.

La gente necesita un sobre etimulo permanente para divertirse. Una sucesión  de acontecimientos que permanente los sorprendan. A diferencia de los viejos tiempos, donde con un buen DJ, algo rico para comer y dos otre cositas más la fiesta estaba armada. Hoy en día la exigencia es cada vez mayor y muchas veces con el afán de sorprender, terminamos saturando con un rejunte de cosas que nada tienen que ver entre sí.

Aunque parezca algo simple el encontrar el hilo conductor de un evento es muy importancia. Le da sentido y coerencia a nuestro mensaje. Imaginen una serie decódigos que no podamos decifrar, un mensaje desordenado y poco claro, eso es lo que pasa cuando nuestro evento no tiene sustento. No dejemos en manos del azar o de personas “poco profesionales” un momento que será único e irrepetible y que jamás volverá atrás para corregir posibles errores.

Yo comparo un evento con un programa en vivo. Lo que se dice y se hace es lo que la gente ve y si nos equivocamos tambien se ve. Si bien el termino evento implica algo eventual, casual, les aseguro que nada más lejos de la realidad. Cada minuto está estratégicamente pensado, planeado y cronometrado. Desde el principio hasta el final. Si bien suelen suceder imprevistos, un buen Event Planer (Organizador de eventos) debe resolverlos de la mejor manera y en lo posible sin que los invitados lo noten. No se asusten… es posible. Siempre tenemos lo que llamamos un Plan B.

Fuente: www.articuloz.com

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Vamos a desgranar estas tres líneas de trabajo una por una para que te asegures de sacarle el máximo provecho:

Recopilar y asimilar la nueva información

• Esta es la función más básica y obvia del evento. Hay mucha información que transmitir sobre los resultados hasta la fecha, las buenas prácticas, y las cosas a mejorar.  Esa es la información de análisis y conclusiones sobre la etapa que se cierra, pero la convención de ventas suele abrir una nueva etapa en la que:
• Se presentan los nuevos productos y servicios.
• Se dan a conocer las estrategias de marketing y ventas.
• Y por supuesto, se reparten los objetivos comerciales con las previsiones que se han facilitado anteriormente.

Por todo ello hay que hacer un gran esfuerzo de concentración durante todas las reuniones y presentaciones, intentando recopilar toda la información, haciendo un ejercicio rápido de asimilación, y presentando dudas u objeciones en los casos necesarios. El objetivo es irse a la oficina con toda la información clara y organizada, para ponerla en práctica de la mejor forma posible.

Intercambiar información y relacionarse

¿Cuántas veces se junta tantas personas de distintas zonas y departamentos en tu empresa a la vez? Es obvio que la convención de ventas es el momento ideal para relacionarse con compañeros a los que no se tiene fácil acceso el resto del año.  Sin duda será interesante que tengas presente lo siguiente:

• Realiza networking interno. Eso lleva un trabajo previo (puedes leer el artículo sobre las 10 claves para el networking en eventos si tienes dudas).
• Intenta pasar tiempo con la gente que habitualmente no ves en lugar de estar todo el tiempo con los “compañeros del día a día”.
• No te limites a emplear tiempo con la gente de ventas. Habla con la gente de marketing, de distribución, de tecnología… Pregúntales sobre su trabajo, sobre sus puntos de vista, sus problemas… escucha, escucha, escucha.
• Interésate por la gente que está haciendo el esfuerzo de organizar la convención y agradéceles la correcta organización del mismo.
• Ten claro tu “discurso” y las preguntas que te pueden hacer (sobre tu trabajo, tus resultados, incidencias…).
• Recuerda: tu obligación es recopilar la información “oficial” y la oficiosa, la que tendrás que ir a buscar tú y recopilarla persona a persona (y para eso tienes que saber qué quieres saber y quién lo sabe).

Aportar valor al resto de los compañeros

Haz llegado hasta aquí y por el camino has sudado la camisa como nadie prospectando el mercado, argumentando a los clientes potenciales, solucionando mil y un problemas, cerrando acuerdos… y de todo eso has sacado tus conclusiones. Es momento pues, para que compartas con el resto de compañeros las experiencias y conclusiones que has obtenido hasta el momento. Para ello no asumas la convención como mero receptor de información y:

• Realiza preguntas y comentarios en las sesiones de trabajo.
• Aporta información al resto de tus compañeros de dentro y fuera del departamento (sé transparente y accesible).
• Deja siempre de manifiesto tu opinión cuando creas que puede ser relevante para los demás.
• Manten siempre una actitud positiva y diviértete (estás trabajando, así que hazlo lo más agradable posible para ti y los que te rodean).

Como ves, la convención de ventas conlleva más trabajo del que en un principio podría parecer, especialmente si quieres sacarle el máximo provecho.

Fuente: guiadegerencia.com

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• Las fechas más convenientes para la realización del evento.
• Lugar y sede.
• Temática general y particular.
• Quiénes y cuántos ponentes y participantes serán.
• Definición de ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
• Invitados especiales.
• Pronóstico de participantes esperados.

La experiencia ha demostrado que en la mayor parte de los eventos, el éxito depende de tomar una buena decisión sobre los puntos anteriores.

Las características de un buen plan deber ser las siguientes:

• Comprensible, concreto y sencillo.
• Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.
• Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga una secuencia lógica.

Es importante revisar sistemáticamente el avance en el plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.

La planificación está íntimamente ligada con los recursos disponibles para la realización de un evento.

Para definir la fecha y lugar de un evento o exposición, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisión, como pueden ser:

• El tiempo necesario para la planificación, organización y difusión y realización.
• La conveniencia o no, de celebrar el evento en días festivos y vacaciones en oficinas y escuelas, para facilitar la asistencia al evento.
• Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar a cabo los mismos días.
• Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los tiempos de la mayoría de los posibles participantes.

Los puntos anteriores se deben de analizar y estudiar con mucho detalle, ya que puede afectar o beneficiar la asistencia de ponentes, personalidades y participantes.

El tiempo de anticipación para empezar los preparativos, dependerá de la magnitud y características de cada evento.

Generalmente para una exposición grande o un evento internacional magno, se necesitan empezar los preparativos con mucho tiempo de anticipación.

La temática debe ser interesante y de actualidad para el grupo que vaya a asistir.

Se debe de invitar y en su caso, contratar conferencistas de calidad y reconocidos en el medio. Lo anterior es fundamental para tener una buena concurrencia al evento.

Por lo común en todos los eventos, ocurren variaciones al plan original, sean éstas positivas o negativas es siempre recomendable volver a las premisas con base en las cuales éste se elaboró, para verificar si éstas son vigentes, lógicas y congruentes con la realidad, lo que permitirá la adopción de las medidas correctivas necesarias.

La organización de un evento es muy dinámica, por lo que es necesario evaluar y ajustar para tener la posibilidad de mantener en el tiempo congruencia y consistencia entre un grupo de acciones y un conjunto de objetivos.

Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados.

Ventajas de la planificación:

• Se tienen objetivos claros y definidos.
• Se establecen programas con metas para su alcance.
• Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles.
• Facilita el alcance progresivo de las metas planeadas y las revisiones prácticas y efectivas.
• Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador.

Definición y características de los eventos.

Para efectos de este libro se utiliza el término evento para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones, diferenciándolo del término exposición , que se entiende como la instalación, promoción, comercialización, operación y administración de un grupo de módulos para promocionar productos o servicios en lugares preestablecidos.

Hay eventos en donde los organizadores montan exposiciones relativas al tema y otras que son totalmente independientes.

Los programas para un evento se pueden dividir en:

• Programas técnicos.
• Programas sociales y culturales.
• Programas recreativos y deportivos.
• Programas para acompañantes.
• Programas específicos.
• Programas especiales.

Los programas técnicos se componen de actividades como son las conferencias magistrales y las ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la materia, con base en una temática previamente definida y se presentan trabajos simultáneamente para su análisis.

En las sesiones de trajo técnicas y académicas son tratados los aspectos más importantes del tema para el que se haya convocado el evento.

Los participantes asisten a la sesión o mesa de su preferencia.

En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen conceptos y puntos de vista sobre el tema en cuestión y son la base para elaborar las conclusiones finales del evento.

En algunos eventos hay visitas y trabajos de investigación directamente en el campo.

Pero una parte importante de estos eventos son los programas recreativos y de acompañantes que se forman de actividades sociales, deportivas, culturales, artísticas, y recorridos turísticos. En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones humanas y el acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio.

Los programas específicos se clasifican en inauguración, clausura, intermedios y actividades especiales.

En la sesión de inauguración se informa de la finalidad del evento, se plantean los objetivos a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el análisis y estudio de problemas de interés general. En la sesión de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos.

Los programas intermedios son las actividades especiales que se efectúan durante el evento.

En la mayor parte de los eventos se cobra una cuota por cada inscripción y en otros se acude por invitación. Como ejemplo, una empresa puede invitar a sus ejecutivos de todo el mundo a su convención anual o una cámara de empresarios a sus asociados.

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