La gente vive, vivimos, en los tres universos de medios a la vez y vamos saltando o simultaneando uno u otro según lo que queremos hacer en ese momento. Cada universo nos ofrece unas posibilidades diferentes y a él acudimos para disfrutarlas.

Acudimos a los medios de pago a consumir contenidos de forma pasiva. Sabemos que este universo de medios nos ofrece contenidos en los que apenas podemos participar, pero vamos allí cuando vale la pena el contenido, aunque nuestra presencia no sea importante ni haga falta que estemos y nos limitemos a ser receptores pasivos. Las marcas se “pegan” a esos contenidos y no nos pueden ofrecer nada que no sea interrupción. Sigo siendo un espectador pasivo, sin ningún rol y encima cabreado por el tiempo de ocio que me roba la publicidad.

Acudimos a los medios propios de las marcas a consumir sus contenidos (siempre que sean atractivos, claro), sabiendo que podemos participar en ellos. Ya nos somos meros receptores, sino el centro de la idea. En estos medios podemos disfrutar en primera persona, de forma individual, de una experiencia “activa” que no podemos disfrutar en ningún otro universo de medios. ¡Aqui mandamos! Nos permiten elegir la información y despreciarla, ser el protagonista de una serie, el mejor jugador de un videojuego o el líder de un movimiento.

En los medios de pago somos público, masa, números, audiencia. En los medios propios de las marcas somos protagonistas, personas. nombres propios.

Y acudimos a los medios sociales a hablar, a relacionarnos, a compartir nuestras experiencias, las que hemos tenido viendo contenidos en los medios de pago y las que hemos vivido como protagonistas en los medios propios. En estos medios se realiza el éxamen. Aqui se le pone nota a la comunicación de una marca. Aquí se habla bien de ella o todo lo contrario. O lo que es peor, aquí se habla de ella o ni se la nombra , no existe.

Es obvio que “controlar” o estar presentes en estos medios sociales es la obsesion de los anunciantes, pero creo que la mayoría aún no hace nada para estar en este universo de medios y el esquema parece bastante obvio: si acudimos a los medios sociales a relacionarnos, compartir cosas o hablar de ellas, ¿por qué las marcas no me ofrecen nada sobre lo que hablar, nada que compartir ni nada que me sirva de excusa para relacionarme con más gente? Tristemente obvio, pero las marcas solo ofrecen mensajes cerrados y unidireccionales. Todas no, claro, pero vuelve a repasar la inversion que destinas a comunicación pasiva y la que destinas a “ideas/planes de marca” que le puedan servir de excusa a los consumidores para relacionarse entre ellos, que les ofrezcan un motivo para hablar o que les ofrezcan algo que se pueda compartir (más allá de “sube tus videos”). Pocas, muy pocas marcas han entendido esta necesidad.

¿Cómo deja esta nueva definición de medios a los diferentes soportes?

Los hasta ahora llamados “medios masivos o convencionales” como la TV estarían obviamente incluidos en los medios de pago, pero también podrían utilizarse como medios propios de marca. Si una marca crea una serie de TV y la vincula a un site en el que la gente puede participar aportando guiones o presentándose al casting o aportando música o lo que sea, tienes un medio propio en TV en el que los consumidores son los protagonistas. Igual sucede en el resto de este tipo de soportes. Ahora tendremos que elegir cómo utilizarlos, si como medios de pago, como medios propios o como ambos. (Procter & Gamble ha creado un medio propio en prensa, la revista “Rouge” editada en Canadá y ahora en USA que ofrece artículos de tendencias, moda, cosmética etc, y por supuesto, alguno relacionado con un producto suyo. Pero no abusa, porque si lo hiciera no tendría éxito).

Hasta que la tecnología no lo posibilite estos medios no serán medios sociales ya que no permiten la conversación, la participación o el diálogo inmediato de cualquiera que quiera participar en el momento que quiera participar.

Internet se perfila como el único soporte que incluye y permite estrategias en los tres universos. Puede ser medio de pago ( un simple banner o un evento en Tuenti). Puede ser medio propio, el mejor lugar para crear una experiencia completa al usuario. Y, por supuesto es el lugar donde han nacido y crecen los medios sociales.

¿Cómo trabajar con este nuevo paisaje de medios? ¿Para qué utilizar los medios de pago, los propios y los sociales? ¿Cómo combinarlos? ¿Qué debe tener una idea para que pueda funcionar en los tres universos? ¿Cúal es el mejor universo para qué tipo de acciones y objetivos?

En Bob ya trabajábamos intentando crear ideas “planes” de marca lo suficientemente atractivos para que el target se interese por la idea y se acerque a consumirla y disfrutarla, llegando así hasta la marca por decisión propia. Y esta nueva concepción de medios nos deja mucho más clara la estrategia y nos ayuda (incluso internamente) a desarrollar la idea y crear las piezas de comunicación.

Por ahora estamos trabajando así: Primero pensamos la idea, el “plan” de marca que atraiga a nuestro target y consiga resultados comerciales. Después utilizamos los medios de pago para invitarle a ese plan. El plan lo disfruta en los medios propios (si el anunciante no los tiene se los creamos) y después creamos herramientas en los medios propios para que los que hayan disfrutado del plan trasladen la experiencia a los medios sociales.

Es una estrategia básica, pero por ahora nos aclara bastante. Supongo que la iremos sofisticando pero por ahora nos vale. Es como si invitas a un amigo a una fiesta: primero le haces llegar la invitación (medios de pago), después viene a la fiesta (en los medios propios) lo que equivale a consumir la comunicación y el producto o servicio, al final cuenta lo bien que ha estado todo en los medios sociales y recomienda ir a la próxima. El objetivo comercial se cumple.

Cuando tengas que plantearte crear comunicación de marca, lo mejor será que pienses en el paisaje de medios y los tres tipos de medios que existen y trabajes la idea para que funcione en los tres: en los de pago (más o menos fácil), en los propios (pocas marcas tendrán medios propios así que habrá que crearlos) y en los sociales (los más difíciles).

Lo más complicado, (y lo comprobarás) es encontrar una idea que mantenga el significado de la propuesta y los valores de la marca (sin trucos ni artificios) en los tres universos de medios. Pero cuando la encuentras todo tiene sentido y aparece un arco iris por la ventana.

Fuente: marketingcomunidad.com

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Los eventos, que eran poco más que “la fiesta con los clientes cuando se lanza un nuevo producto”, se han convertido en una herramienta de marketing seria, estratégica en muchos casos, y que forma parte de cualquier plan de marketing serio.

¿Por qué este desarrollo? Porque, simplemente, los valores que aportan los eventos entran de pleno en las nuevas tendencias del marketing. Por supuesto, los eventos no sustituyen la publicidad, esta reina de la comunicación que enterramos cada día para verla resurgir, tan esencial como siempre, siguiendo con un crecimiento insolente. Zara y algunas marcas de internet como Google son excepciones que confirman la regla: una gran marca difícilmente se construye sin publicidad. Pero los eventos se han vuelto estratégicos en una época en la cual el marketing está en profunda transformación. ¿Cómo las nuevas claves del marketing hacen más necesarios los eventos? Veamos.

La omnipresente experiencia

Primer cambio, básico: Las marcas ya no comunican sus productos (¿cómo diferenciarse por productos? La competencia igualará cualquier innovación o mejora en unos meses). La prioridad de cualquier responsable de marketing es ofrecer, y comunicar, una experiencia. Nike no vende bambas sino deporte apasionado y superación, JB no vende whiskey sino fiesta innovadora, el famoso “reinventa la noche”, BMW no vende coches sino placer de conducir, y una visita por la feria Bread and Butter es suficiente para ver que cualquier marca de moda no vende ropa sino estilo de vida, actitud, y vivencias.

Y si una marca ofrece una experiencia, ¿qué mejor manera de comunicarla que haciendo vivir dicha experiencia a mi target? La publicidad permite representar una experiencia, sugerirla, pero no hacerla vivir. Nike ofrece superación en el deporte y lógicamente permite a su target vivir esta experiencia organizando por ejemplo torneos de baloncesto urbano. De manera menos obvia, Microsoft presentó su nuevo Vista montando una habitación en estaciones y sitios de tránsito, donde permitía al target probar este software en un entorno que replicaba el entorno de casa. “Esto es lo que vas a vivir con Windows Vista”, era el mensaje.

El nuevo producto a comunicar

La consecuencia de este posicionamiento de las marcas como proveedores de experiencias es también que el evento acaba siendo el producto a comunicar. Si JB ofrece diversión y fiesta, ¿cómo lo comunica? No con carteles que digan “JB es fiesta”, sino demostrándolo: organiza fiestas muy creativas (las famosas fiestas Nightology) y lo que comunica en sus publicidades no es su producto, sino estas fiestas que materializan perfectamente la experiencia JB. No hace publicidad para llenar su evento (no es necesario poner lonas en todo el país para llenar 6-7 fiestas) sino para comunicar “Mira las fiestas que organizo, qué creativas son. Esto es la experiencia JB”.

El evento cambia así de función: solía ser una herramienta para comunicar en vivo con un target muy preciso, pero empieza a ser una materialización de la marca. Sea el Red Bull Air Race, el Espacio Movistar, la copa Coca-Cola, o la copa Nike de futbol 3*3 replicando la famosa publicidad del barco, estos eventos ofrecen una experiencia que viven un gran número de personas (decenas, o incluso cientos de miles) pero sobre todo que se comunican a millones de personas. Una gran oportunidad para el sector de eventos.

Impactar en un mundo saturado

Segundo cambio: la saturación publicitaria. Sabemos de sobras que el consumidor medio está sometido a miles de impactos cada día. En este entorno, las marcas buscan creatividades más impactantes, pero sobre todo buscan medios que permitan comunicar con mayor impacto. Y el evento, si está bien hecho, crea un impacto clarísimo puesto que comunica con una serie de medios de tipo vivencial: los audiovisuales comunican, pero también la comida, el espacio, la decoración, las actividades, el MC, los aromas, las texturas, la música… Ya lo sabemos: el evento comunica con los cinco sentidos. Además, ofrece más tiempo para comunicar que otros medios (unas horas, contra 30 segundos para una publicidad) y permite conseguir la atención (casi) exclusiva del público, a diferencia de un spot que siempre compite con la revista que está en la mesa o el yogurt en la nevera. Permite hacer vivir el producto o la experiencia, a diferencia de un formato como es una publicidad que no deja de ser siempre algo distante. Finalmente permite establecer un contacto directo con el target, hablar con ellos e implicarles mucho más que cualquier publicidad (ver punto siguiente).

Una cifra que ilustra este impacto del evento: según un estudio de la ANAe (la asociación francesa de agencias de eventos), el “boca-oreja” medio de un evento es de 13: una persona que va a un evento comenta este evento con 13 personas de media, simplemente por que ha vivido una experiencia original y que le ha implicado.

Este boca-oreja es interesante puesto que significa una multiplicación del impacto del evento, pero sobre todo ilustra la fuerza de la comunicación: no conocemos estudios al respecto, pero cabe pensar que, de la misma manera que genera boca-oreja, el evento genera un recuerdo mucho mayor en su intensidad y más duradero que otros medios.

Marketing relacional y comunidades

Otra prioridad de los marketinianos: tener un contacto directo con sus clientes, conocerles, hablar con ellos. El CRM (Customer Relationship Management) ya está omnipresente y permite, si está bien implementado, que el cliente deje de ser un número anónimo y pase a ser una persona, del cual la empresa conoce las preferencias, el histórico de contactos. Pero el evento es el contacto absoluto: permite conocerle directamente, hablar con él , establecer una relación directa.

Este efecto no se limita el contacto entre marca y cliente: el evento permite más generalmente crear comunidad, hacer que el target se conozca entre sí, comparta momentos y experiencias. Cuando Telefónica organiza cada año un evento con sus mejores clientes, les permite tener un contacto directo con cada uno de ellos, pero también les permite ofrecer a sus clientes contactos con otros responsables de telecom de grandes empresas y hacerles compartir experiencias entre ellos. Contactos de alto valor para el target, en un mundo en el cual el networking es una obsesión de los profesionales. Lo mismo ocurre en B2C cuando Jeep organiza su Camp Jeep, en el cual los clientes de la marca se reúnen para compartir experiencias del mundo Jeep, desde cursos hasta carreras en entornos de todo terreno. Una manera perfecta de crear comunidad.

Conclusión

El evento no es la herramienta de comunicación perfecta: es muy caro, con un coste por contacto de varios euros mínimo (más frecuentemente decenas o cientos de euros), cuando los medios tradicionales cuestan pocos céntimos, o incluso menos. Es también complejo de organización y muy arriesgado.

Es probablemente la única herramienta de comunicación que puede tener un impacto muy negativo: una publicidad mala no tendrá mucho impacto o puede afectar la marca de manera limitada, pero un evento que falla en directo, por un problema técnico por ejemplo, significa que los clientes que quería impresionar volverán a casa con una imagen de fracaso de mi evento… y por tanto de mi marca. Pero si está organizado de manera profesional, el evento está en pleno en las tendencias de marketing y su desarrollo no ha acabado.

Fuente: marketingcomunidad.com

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Aunque parezca mentira suelen ser muy recordados estos eventos. ¿Recuerdas la fiesta del año pasado? Si fuiste seguramente .. SI.

En esta nota mezclamos algunos consejos encontrados en la web:

Asistir y participar: Los empleados que no acuden a la cena de fin de año pierden una oportunidad muy importante de hacer contactos. Una vez allí, es buena idea participar en todos los eventos (karaoke incluído) para afianzar una posición como miembro del equipo.

Esa noche tus compañeros de trabajo no son tus amigos!: Si lo son recuerda que se trata de una cena de empresa y no de una salida de sábado (con sus correspondientes consecuencias)

Beber con moderación: La regla de oro que todos los empleados conocen, pero que no suelen aplicar. Sobrepasarse con el alcohol no transmite una imagen profesional y puede conducir a un comportamiento no apropiado para un evento laboral. Tus “colegas” tendrán tema de conversación durante meses.

No “persigas” a tus compañeras de trabajo: Las probabilidades de éxito aumentan conforme van disminuyendo las de salir impune. Además, si te has pasado de copas, las lindas te ignorarán y las feas te acosarán más que nunca , cuidado.

Evita las pruebas gráficas: Nada de cámaras. La foto encabezando el “trenecito” con la corbata cual turbante y la servilleta en tu cabeza no favorecerá tu futuro laboral.

Evitar hablar de temas “conflictivos”: Las charlas sobre política y religión pueden ser apasionante entre amigos o con la familia, sin embargo, no son el mejor tema de conversación con la gente de la empresa.

Agradecer a las personas que han hecho posible la cena: Siempre queda bien agradecer la cena a los organizadores de la misma, o si resulta apropiado, al jefe que aprobó la cena.

Huir sin despedirte: Llegado el momento, más pronto que tarde, difumínate, apaga el cel y llama un taxi… Al día siguiente puedes decirles a tus compañeros que los perdiste, no te encontrabas bien o que se fueron sin ti !

Fuente: micarreralaboralenit.wordpress.com

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Las siguientes preguntas le ayudaran a preparar a sus empleados para el ambiente de busqueda de informacion que penetra toda reunion de caracter profesional.

1. ¿Sabe quien en su empresa va a viajar a conferencias, exposiciones comerciales o a reuniones de profesionales el proximo año?

2. ¿Les ha dado orientacion sobre el comportamiento en un ambiente de amenazas contra la informacion?

3. ¿Se les ha indicado como actuar en los lugares en donde se obtiene la mayor cantidad de informacion (salones de los hoteles en donde se dan las conferencias, autobuses que llevan a las funciones nocturnas, areas de descanso, y las conversaciones en las salas de conferencias, antes y despues de las exposiciones)?

4. ¿Forma usted parte del proceso de revision antes de la publicacion o una conferencia en la que los empleados van a presentar ponencias?

5. Si es asi, ¿lo hace desde el punto de vista de otra compañia? ¿Se ha preguntado que dice el documento a la competencia de lo que hace su compañia y que revela cuando se compara con los trabajos que otros en su compañia van a presentar en la misma reunion?

6. ¿Conoce lo suficiente sobre los metodos de recoleccion de inteligencia de sus competidores, para preparar adecuadamente a sus empleados para el viaje?

7. ¿Dispone de un proceso establecido que indica a los empleados a quien llamar y que informar cuando suceden hechos especificos?

8. ¿Alguna vez ha acompañado a cualquiera de sus equipos de productos, grupos de investigacion u otros, a cualquier tipo de reunion profesional para asi poder comprender el ambiente en el cual trabajan?

9. ¿Conocen sus empleados las clases de enfoques que se emplean para reunir informacion y en que lugares se pueden usar?

10. ¿Se les ha enseñado a sus empleados a reconocer las tecnicas que son usadas por los que reunen informacion, y se les ha proporcionado las tecnicas defensivas apropiadas?

Fuente: segnalo.virgilio.it

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Michael, un recopilador de informacion para un cliente muy activo en la industria de las telecomunicaciones, estaba en el baño de hombres en una gran exposicion comercial. Al lavarse las manos salpico de agua todo el lavatorio y la repisa. Mientras estaba secando la repisa, el presidente de una de las compañias de las cuales debia conseguir informacion, entro acompañado de otro hombre. Inmediatamente dejaron de conversar y miraron por debajo de los compartimientos. Convencidos de que no serian escuchados por alguien sentado en uno de los compartimientos y descartando a Michael como un ayudante de limpieza ya que el seguia limpiando la repisa, reanudaron su conversacion sobre la manera de que podrian trabajar juntos en un proyecto, uniendo las mejores tecnologias de sus compañias. Siguieron conversando incluso cuando aceptaron las toallas de papel ofrecidas por el supuesto “ayudante”. Cuando salieron y se separaron, Michael siguio al hombre desconocido hasta su puesto en la exposicion. El informe de inteligencia que preparo el “ayudante” le permitia a la compañia de telecomunicaciones anticiparse en seis semanas al lanzamiento del producto de la nueva empresa conjunta de sus competidores, algo que nunca podrian haber anticipado sin esta inesperada oportunidad de recoleccion.

Como lo demuestra este caso ficticio, la informacion puede escapar de modos sorprendentes. Aun asi, muchas compañias siguen concentrando sus esfuerzos para proteger su informacion propia en medidas internas. Instalan programas de muros cortafuegos y autenticacion biometrica en la red informatica, establecen una politica de escritorios limpios, y ponen en practica procedimientos correctos para la destruccion de documentos. Pueden hasta asegurar las computadoras portatiles con cables de acero inoxidables y alarmas. Pero no consideran como los empleados pueden simplemente regalar informacion gratis en las exposiciones comerciales.

Por su misma naturaleza, una exposicion comercial existe para facilitar el intercambio de informacion. Y una enorme cantidad de informacion es compartida de manera legitima y apropiada en las conferencias por fuentes muy variadas. Los profesionales intercambian puntos de vista en las reuniones cientificas y tecnicas. Los vendedores en sus puestos dialogan sobre sus productos con cualquier persona que se detenga alli. Los editores buscan nuevos anunciantes para los diarios de la industria, los consultores tratan de mantenerse al dia con los cambios en la industria y en las compañias individuales y los reporteros consiguen las noticias. Pero no toda la interaccion profesional es lo aparenta ser.

Los profesionales de inteligencia competitiva (IC) dedicados a proyectos de recopilacion y proteccion, consideran tales eventos como ambientes basicamente sin proteccion porque quienes tienen la responsabilidad profesional de los programas de proteccion de la informacion muy pocas veces toman parte o siquiera estan presentes. Algunas compañias sabidas han desarrollado enfoques rigurosos, completos e integrales para la recopilacion de datos y asi aprovechan la abundancia de informacion de valor competitivo que puede descubrirse en estos ambientes.

Las compañias necesitan aceptar que se crea una vulnerabilidad considerable cuando sus empleados viajan a las exposiciones comerciales y otras reuniones de profesionales y entender que para los profesionales de inteligencia competitiva esos lugares son unas minas de oro para recolectar informacion. Para poder cerrar esta via de perdida de informacion, los profesionales de seguridad deben entender los metodos que usan estos recopiladores para reunir informacion corporativa sensible de empleados inadvertidos que no estan conscientes de lo que sucede. El siguiente resumen resalta las tecnicas contra las que una compañia debe preparar a sus empleados a reconocer y defenderse.

Niveles de complejidad.

Los esfuerzos de recoleccion pueden ser clasificados de acuerdo a su nivel de complejidad. Primero debe notarse que reunir inteligencia en una exposicion comercial no significa merodear por el pabellon de exhibiciones con una bolsa grande, acumulando folletos, tarjetas de negocios y muestras de productos. Pero incluso los intentos menos elegantes tendran exito si el personal ignora que esta siendo manipulado.

Consideremos el caso clasico del miembro mas joven de un equipo corporativo que asiste a una conferencia de negocios (Lo llamaremos Chad). El es quien debe quedarse para las ultimas horas de la exhibicion, con la esperanza de poder convertir en cliente a un visitante casual. Chad por lo general es una de esas personas que sabe que su posicion no vale mucho, no ha sido muy apreciado ultimamente y sin embargo sabe casi todo lo que los demas saben–excepto que deberia evitar hablar demasiado a un oyente paciente y compasivo.

A Chad siempre lo dejan solo en el puesto de exhibicion, excepto los astutos recopiladores de inteligencia. El no solamente sabe todo de su compañía — los precios, los productos y otras cosas mas– sino que tambien esta ansioso a conversar sobre lo que sus compañeros han estado aprendiendo de los otros asistentes e informando en las sesiones de rendir cuentas a lo largo de la reunion. Los recolectores de inteligencia comercial que lo han visitado tienen en mente mas que simpatia en las pocas horas que quedan antes de que Chad empiece a cerrar su puesto.

Los siguientes resumenes de los cinco niveles de sofisticacion en la recoleccion de informacion son generalizaciones. Sin embargo, resultan instructivos para poder enmarcar el analisis.

Nivel Uno. En este nivel, los empleados de la compañia viajan a las reuniones y para que se reembolsen sus cuentas, deben presentar informes de las actividades efectuadas durante los viajes. Como los reportes que se necesitan para el reembolso pueden ser cortos y simples, cualquier informacion, mucho menos inteligencia, que se pueda recoger es simplemente un hecho fortuito. A estos empleados no se les ha dicho que recolecten informacion, asi que a lo mas representan una amenaza menor.

Nivel Dos. Luego estan las compañias en donde los profesionales de inteligencia competitiva en realidad dan instrucciones y sensibilizan a los viajeros de la corporacion respecto a los objetivos especeficos de recoleccion de informacion que siguen insatisfechos y que es lo podria obtenerse –y de quien– en la conferencia. Por ejemplo, a los viajeros se les podria orientar sobre los nuevos productos de un competidor y pedirles que averiguen todo lo que puedan sobre sus precios, distribucion o ciclo vital. Otros datos comunes que pueden interesar a la compañia incluyen cuanto estan gastando los competidores en investigacion y desarrollo (I&D), cuantos ingenieros estan siendo contratados y en que areas y que resultado se intenta obtener de cualquier re-ingenieria o cambio en la organizacion interna que pudiera suceder (por ejemplo, menores cantidades de rechazo, mayores cifras de produccion). El grupo dedicado a la inteligencia de negocios tambien programara una sesion de reporte despues de que regrese el viajero. Estos esfuerzos para reunir informacion se dirigen a blancos especificos y representan una amenaza seria.

Nivel Tres. En el siguiente nivel se encuentra el gerente de inteligencia competitiva quien identifica las conferencias, viajeros y objetivos con meses de anticipacion, lo que permite un considerable nivel de planeamiento. Los gerentes de IC en este nivel conocen las necesidades permanentes de inteligencia de la compañia y tratan de que el personal que enviaran a la exposicion tengan relacion con los asistentes de otras organizaciones en la conferencia. Por ejemplo, se tratara que los ingenieros encajen con sus colegas de las otras organizaciones con quienes tengan una relacion previa, quizas porque pertenecen a los mismos grupos profesionales, son antiguos colegas o asistieron juntos a la universidad.

Los expertos en un area en particular pueden ser emparejados con alguien que esta presentando un trabajo sobre ese tema en lo cual pueda haber algo de valor competitivo que puede satisfacer las exigencias actuales o continuas de inteligencia. Los profesionales de I&D buscaran a otras personas de I&D para poder averiguar que porcentaje de los ingresos de la otra compañia se asigna a I&D o que tipos de nuevos laboratorios se estan construyendo. Estos esfuerzos para reunir informacion representan una de las amenazas mas serias porque una cuidadosa concordancia entre agentes y blancos aumentara la probabilidad del exito.

Nivel Cuatro. En este nivel estan aquellas compañias donde el personal de inteligencia competitiva es aun mas activo y organizado. Ellos preparan a sus corresponsales en toda la compañia para entender los distintos medios de recopilacion de informacion y les pueden dar entrenamiento especializado. El entrenamiento puede incluir metodos especificos de inteligencia como la forma de extraer informacion, identificar y evaluar potenciales fuentes, desarrollar fuentes de informacion y mantener relaciones con dichas fuentes mientras siguen explotandoles por el valor de su informacion. Si los empleados a quienes se acercan en tales circunstancias no han sido entrenados para que se pongan sospechosos, miedosos o renuentes a cooperar, es probable que estos esfuerzos tengan mucho exito.

Algunas veces, esta preparacion antelada se amplia hasta arreglar que los empleados sirvan en organizaciones profesionales como miembros de comites que solicitan y seleccionan ponencias para la conferencia. Esta tactica les permite animar a quienes trabajan para competidores en los que la compañia tiene interes, para que presenten trabajos e incluso ayudarles a preparar las ponencias.

En otras situaciones, una compañia puede dotar a los agentes de recoleccion de informacion que estan en el auditorio, de preguntas especificas y directas que pueden hacerse a un conferenciante. Tales preguntas tienden a ser respondidas, incluso si pertenecen a un nivel mas alto de sensibilidad del que el conferenciante deberia estar abordando, ya que son planteadas en una atmosfera de cordialidad profesional, realzada por el deseo del expositor de dar una buena impresion a sus colegas. Miembros “impresionados” del publico pueden entonces hacer preguntas adicionales (y mas sensibles) despues de la conferencia e incluso invitar al conferenciante a tomar cafe o un trago para hacer que hable con mas libertad.

Nivel Cinco. El nivel mas alto de complejidad es donde encontramos la participacion activa de los profesionales de la seguridad. Las operaciones de inteligencia en este nivel son muy parecidas a un juego de futbol americano. La parte del proyecto dedicada a recolectar informacion se llama “atacante”; el lado defensivo se denomina “defensor”. Este grado de participacion en las reuniones requiere que profesionales del equipo de seguridad asistan a las reuniones o a las exposiciones comerciales y que preparen lugares para los informes, en donde los empleados entrenados para reunir informacion llegan en momentos programados para reunirse con los “atacantes” y los “defensores”, para presentar evaluaciones actualizadas de lo que este sucediendo realmente.

Tales operaciones ofrecen una variedad de beneficios para la compañia que trata de recopilar informacion (o evitar su difusion). Los empleados pueden recordar inmediatamente los eventos que de otra manera se deterioran con el transcurso del tiempo. Los “atacantes” pueden reunir informacion en tiempo real y dedicarse a analisis de primera mano que puede brindar oportunidades para imponer requerimientos adicionales a los empleados asistentes, cuando los eventos y los informes exigen ampliar la cobertura–algo que obviamente no podria suceder si la compañia se hubiera limitado a reunir informacion de los reportes posteriores a las conferencias. Adicionalmente, los “atacantes” pueden enseñar rapidamente al personal de ventas los productos o servicios del competidor que se presentaron en la exposicion, de los cuales necesitan informacion adicional. Sin duda, estas tecnicas altamente organizadas para la recoleccion de informacion representan la mayor amenaza.

Operaciones defensivas. En una exposicion comercial, la preparacion de los empleados es quizas el arma mas importante del arsenal defensivo de la compañia. Consideremos, por ejemplo, el caso de una compañia que tiene dos mujeres embarazadas que conforman el grupo que recolecta informacion. Su forma de enfocar el asunto es sencillo. Se notan visiblemente incomodas cuando visitan los puestos de exhibicion de sus competidores, y aunque llevan las insignias de identificacion de su compañia, son tratadas en forma bastante cortes por sus competidores, quienes inevitablemente preguntan “Les gustaria descansar unos momentos?”. Las futuras madres aceptan y se sientan por una hora o mas, escuchando mientras tanto las interacciones entre sus competidores y sus clientes, visitantes, vendedores u otras personas que hablan de una amplia variedad de temas –muchos de los cuales resultan ser de gran significacion para el equipo de recoleccion.

Protegerse contra estos esfuerzos es critico. Ahi es donde entra el grupo de defensores. Las operaciones defensivas se concentran en preparar a los asistentes antes de que salgan de la oficina. Les hacen saber a los asistentes las preguntas e intereses de las personas que trabajan, o razonablemente se supone, que trabajan para la competencia (incluyendo consultores y acadamicos cuya investigacion es financiada discretamente por un competidor). Una vez en la exposicion, tambien alertan oportunamente a los asistentes sobre las preguntas que se estan haciendo en otras sesiones o alrededor del area de exhibicion y en reuniones sociales, que son obvios intentos para reunir informacion. Esta advertencia incluira detalles de las personas que estan haciendo las preguntas y su niveles de competencia.

Los defensores tambien ayudan al personal a preparar respuestas profesionales y corteses a estas preguntas, que evitaran la difusion de informacion propia de la empresa. Los defensores ademas se aseguran de que exista un nivel consistente de entendimiento por parte de los empleados respecto a lo que deben y no deben decir. Por otro lado, verifican que los puestos de exhibicion, sitios de orientacion, ambientes de recepcion y otros lugares esten organizados de tal modo que sus charlas de ventas no comprometan informacion sensible.

Las exhibiciones comerciales y otras reuniones de profesionales forman una parte inevitable de los negocios. Representan grandes oportunidades para el mercadeo y establecimiento de enlaces que las compañias no pueden dejar pasar. Pero tambien ofrecen a los buscadores de informacion un acceso facil a los secretos celosamente guardados por una compañia. Los profesionales de seguridad deben asegurarse que los empleados conozcan los riesgos y sepan jugar mientras conservan cuidadosamente sus propias cartas.

Fuente: segnalo.virgilio.it

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Ahora bien, ¿qué fue lo que falló? ¿Cuáles fueron los errores que hicieron que aquella actividad, en lugar de ser realmente productiva, acabara siendo un “día libre”?

No tener claro para qué se hace el evento

En primer lugar, es fundamental establecer cuáles son los objetivos de la gerencia para llevar a cabo el evento. ¿El objetivo es motivar, fidelizar, capacitar, integrar al personal, etc?

Sólo una vez que se tiene en claro estos puntos, podrá evaluarse qué tipo de propuesta satisface mejor la necesidad. Y, en base a eso, podrá determinarse dónde llevarlo a cabo, cómo deberá estructurarse el encuentro, cuál será el catering, etc.

Por ejemplo, hay eventos motivacionales que se concretan mejor al aire libre, y con un catering informal. Otros, pueden aprovecharse mejor en el salón de un hotel y frente a mesas vestidas de manera formal.

Perder la atención en los detalles

A veces, se pone el foco en aspectos secundarios, como la contratación de determinados artistas o de un salón específico, y se descuida el motivo real de la actividad.

Desde luego, no se trata de invitar al personal a ver un show, sino de seleccionar un espectáculo que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado. Hay que centrarse en lo que se busca lograr, para que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento debe pasar por lo que se quiere transmitir.

Descuidar la relación costo-beneficio

Hay eventos de alto impacto que, más allá de los comentarios elogiosos del momento, no generan en el staff los resultados esperados por la gerencia.

En ocasiones, incluso, una inversión demasiado ostentosa puede resultar contraproducente (algo particularmente cierto en tiempos de crisis). En la mayoría de los casos, con una buena dosis de creatividad, es posible planificar eventos diferentes (quizá más sencillos pero mucho más eficaces).

Descuidar la comunicación interna

Los resultados de un evento pueden potenciarse a través de una buena comunicación con el personal. Todo lo que se haga en forma previa, durante y con posterioridad a la actividad puede optimizar el uso de los recursos, mejorando la relación costo-beneficio.

Para eso, hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia y cómo se puede aprovechar ese momento para establecer un canal efectivo de comunicación con el personal.

Descuidar el aspecto logístico

Algunos factores pudieran parecer obvios. Pero es sorprendente la cantidad de empresas que los descuidan.

¿El lugar del evento queda lejos y nadie pensó en aquellos que no tienen transporte propio? ¿Se calculó mal el número de asistentes y la comida no alcanzó? ¿Hubo una desinteligencia con los horarios y los asistentes llegaron dos horas después de lo previsto?

El traslado tanto de los participantes como de los elementos con los que se trabajará, del personal que armará y desarmará las estructuras, la preparación y distribución de los alimentos son algunas de las cuestiones logísticas que hay que atender muy cuidadosamente.

Es frecuente que la organización completa del evento recaiga sobre la secretaria del gerente general, una agencia de publicidad o la consultora de relaciones públicas de la compañía.

Pero éstos no siempre están capacitados para hacerlo. Armar un evento es una actividad de alta complejidad, que requiere la acción sincronizada de muchas personas de rubros muy diferentes.

Por eso, es importante que haya un profesional con experiencia a cargo, alguien que con una mirada global administre los recursos para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas, observando las precauciones de seguridad, higiene, legales, etc.

Esta mirada global es lo que permitirá que la actividad no sea un “día libre” que no reporte ningún beneficio, sino una jornada muy productiva para todos.

Fuente: www.materiabiz.com

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Cada detalle estratégicamente pensado, desde la ambientación, vestimenta, los alimentos, el típo de musica comunican. Son pequeños mensajes que todo el tiempo estamos dando a nuestros invitados.

Muchas veces no nos damos cuenta y muchas otras están diseñadas especialmente para comunicar. Creo que este es uno de los motivos por el cual un evento se transforma en una poderosa herramienta de comunicación, una excelente ocasión en la cual podemos transmitir un mensaje “en vivo”.

Otra ventaja es que es muy fácil poder eveluar los resultados. Con un simple sondeo sabremos si hicimos las cosas bien. Como decimos en Musas eventos: “… Una idea puede cambiar tu evento…”

Es por este motivo que ha crecido enormemente el rol del Organizador de Eventos, una persona capacitada, ya sea por haber estudiado la carrera o por su vasta trayectoria y experiancia en el campo de los eventos, que sabrá asesorar y optimizar los recursos necesarios para comunicar con la mayor claridad.

Si bien todavía en México no está del todo aceptada su figura, a diferencia de los Estados Unidos donde es casi imposible pensar en una boda sin la presencia de una wedding planner, cada vez más se impone su figura. Imaginen lo complejo que puede resultar organizar un congreso o una convención.

La gente necesita un sobre etimulo permanente para divertirse. Una sucesión  de acontecimientos que permanente los sorprendan. A diferencia de los viejos tiempos, donde con un buen DJ, algo rico para comer y dos otre cositas más la fiesta estaba armada. Hoy en día la exigencia es cada vez mayor y muchas veces con el afán de sorprender, terminamos saturando con un rejunte de cosas que nada tienen que ver entre sí.

Aunque parezca algo simple el encontrar el hilo conductor de un evento es muy importancia. Le da sentido y coerencia a nuestro mensaje. Imaginen una serie decódigos que no podamos decifrar, un mensaje desordenado y poco claro, eso es lo que pasa cuando nuestro evento no tiene sustento. No dejemos en manos del azar o de personas “poco profesionales” un momento que será único e irrepetible y que jamás volverá atrás para corregir posibles errores.

Yo comparo un evento con un programa en vivo. Lo que se dice y se hace es lo que la gente ve y si nos equivocamos tambien se ve. Si bien el termino evento implica algo eventual, casual, les aseguro que nada más lejos de la realidad. Cada minuto está estratégicamente pensado, planeado y cronometrado. Desde el principio hasta el final. Si bien suelen suceder imprevistos, un buen Event Planer (Organizador de eventos) debe resolverlos de la mejor manera y en lo posible sin que los invitados lo noten. No se asusten… es posible. Siempre tenemos lo que llamamos un Plan B.

Fuente: www.articuloz.com

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• Las fechas más convenientes para la realización del evento.
• Lugar y sede.
• Temática general y particular.
• Quiénes y cuántos ponentes y participantes serán.
• Definición de ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
• Invitados especiales.
• Pronóstico de participantes esperados.

La experiencia ha demostrado que en la mayor parte de los eventos, el éxito depende de tomar una buena decisión sobre los puntos anteriores.

Las características de un buen plan deber ser las siguientes:

• Comprensible, concreto y sencillo.
• Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.
• Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga una secuencia lógica.

Es importante revisar sistemáticamente el avance en el plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.

La planificación está íntimamente ligada con los recursos disponibles para la realización de un evento.

Para definir la fecha y lugar de un evento o exposición, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisión, como pueden ser:

• El tiempo necesario para la planificación, organización y difusión y realización.
• La conveniencia o no, de celebrar el evento en días festivos y vacaciones en oficinas y escuelas, para facilitar la asistencia al evento.
• Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar a cabo los mismos días.
• Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los tiempos de la mayoría de los posibles participantes.

Los puntos anteriores se deben de analizar y estudiar con mucho detalle, ya que puede afectar o beneficiar la asistencia de ponentes, personalidades y participantes.

El tiempo de anticipación para empezar los preparativos, dependerá de la magnitud y características de cada evento.

Generalmente para una exposición grande o un evento internacional magno, se necesitan empezar los preparativos con mucho tiempo de anticipación.

La temática debe ser interesante y de actualidad para el grupo que vaya a asistir.

Se debe de invitar y en su caso, contratar conferencistas de calidad y reconocidos en el medio. Lo anterior es fundamental para tener una buena concurrencia al evento.

Por lo común en todos los eventos, ocurren variaciones al plan original, sean éstas positivas o negativas es siempre recomendable volver a las premisas con base en las cuales éste se elaboró, para verificar si éstas son vigentes, lógicas y congruentes con la realidad, lo que permitirá la adopción de las medidas correctivas necesarias.

La organización de un evento es muy dinámica, por lo que es necesario evaluar y ajustar para tener la posibilidad de mantener en el tiempo congruencia y consistencia entre un grupo de acciones y un conjunto de objetivos.

Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados.

Ventajas de la planificación:

• Se tienen objetivos claros y definidos.
• Se establecen programas con metas para su alcance.
• Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles.
• Facilita el alcance progresivo de las metas planeadas y las revisiones prácticas y efectivas.
• Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador.

Definición y características de los eventos.

Para efectos de este libro se utiliza el término evento para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones, diferenciándolo del término exposición , que se entiende como la instalación, promoción, comercialización, operación y administración de un grupo de módulos para promocionar productos o servicios en lugares preestablecidos.

Hay eventos en donde los organizadores montan exposiciones relativas al tema y otras que son totalmente independientes.

Los programas para un evento se pueden dividir en:

• Programas técnicos.
• Programas sociales y culturales.
• Programas recreativos y deportivos.
• Programas para acompañantes.
• Programas específicos.
• Programas especiales.

Los programas técnicos se componen de actividades como son las conferencias magistrales y las ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la materia, con base en una temática previamente definida y se presentan trabajos simultáneamente para su análisis.

En las sesiones de trajo técnicas y académicas son tratados los aspectos más importantes del tema para el que se haya convocado el evento.

Los participantes asisten a la sesión o mesa de su preferencia.

En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen conceptos y puntos de vista sobre el tema en cuestión y son la base para elaborar las conclusiones finales del evento.

En algunos eventos hay visitas y trabajos de investigación directamente en el campo.

Pero una parte importante de estos eventos son los programas recreativos y de acompañantes que se forman de actividades sociales, deportivas, culturales, artísticas, y recorridos turísticos. En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones humanas y el acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio.

Los programas específicos se clasifican en inauguración, clausura, intermedios y actividades especiales.

En la sesión de inauguración se informa de la finalidad del evento, se plantean los objetivos a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el análisis y estudio de problemas de interés general. En la sesión de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos.

Los programas intermedios son las actividades especiales que se efectúan durante el evento.

En la mayor parte de los eventos se cobra una cuota por cada inscripción y en otros se acude por invitación. Como ejemplo, una empresa puede invitar a sus ejecutivos de todo el mundo a su convención anual o una cámara de empresarios a sus asociados.

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Definir el concepto del evento.

Externo:

• Inauguración
• Lanzamiento al público de un producto nuevo
• Encuentro con Distribuidores y Franquiciatarios

Interno:

• Capacitación
• Fiesta de fin de año
• Seminario para la fuerza de ventas
• Aniversario
• Celebración por el día de (Médico, Secretaria, Alarife etc.)
• Ascensos, Premios, Jubilaciones

Definir la modalidad del evento:

• Fiesta
• Reunión de trabajo
• Road Show
• Viaje

Anfitrión de primera clase:

En un evento corporativo cada detalle cuenta, no hay un solo anfitrión es toda la empresa quien lo respalda, por ello cuando es de tipo externo nuestros clientes están en nuestro terreno y procuraremos darles todo lo que les gusta y en el caso de un evento interno es hacerles pasar un rato lúdico con fines productivos, por lo que hay que darles lo mejor que este a nuestro alcance.

Consejos prácticos:

• Establecer el lugar o destino.
• Contratar a proveedores profesionales
• Realizar presupuesto a detalle
• Guiarse siempre por agenda y check list
• Contar con personal de apoyo y de seguridad
• Considerar material de trabajo, souvenirs, artículos promocionales y obsequios
• Ser creativos con la animación o el espectáculo
• Tener soluciones para detalles de última hora

Fuente: www.feztivacancun.com

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1) Pon tu meta

El primer paso para lograr un evento exitoso es tener siempre claro la razón para tu evento ¿que estas buscando? ¿Lucir tu producto? ¿entretener a tus invitados? ¿sorprender a tus clientes? ¿generar expectativa? Esto definirá el tono de tu evento y asegurara que no pierdas de vista tu objetivo. Es fácil perderte ya que estés en la fase de la organización del mismo.

2) Diseña

Imagina cual es la mejor manera de presentar tu evento ¿que mensaje quieres transmitir? Que tu producto es divertido , serio , novedoso o tradicional, ¿Como esto influye en la imagen de tu empresa? Los eventos son una herramienta de relaciones publicas muy efectiva y el mensaje es importante.

¿Para quién es el evento? ¿Que le gusta a tus invitados? Todas estas preguntas te aclararan el como vestir tu evento y que ofrecer a tus invitados.

En esta etapa es importante considerar tu presupuesto, es típico que en la oficina se tiren muchas ideas al aire (y lo peor, que le gusten al jefe!!!) para solo descubrir después que son poco viables para el presupuesto asignado. Es mejor partir de abajo e ir añadiendo después.

3) Planifica

Ya teniendo claro lo que quieres y cuanto vas a gastar, el siguiente paso es planificar, es tomar tus ideas y hacer un plan de cómo será tu evento, este es el punto mas importante de los cuatro, como decía mi abuelita, mas vale prevenir que lamentar.

Es muy importante que planees exhaustivamente , no dejes cabos sueltos y seas puntal en tu lista de pendientes, muy importante también es que utilices tu presupuesto de manera inteligente. Inteligente no significa gastar menos , si no gastar mejor. Me refiero a gastar en lo que vale la pena: que es mas importante, servir champaña francesa o tener un expositor de primera, que las invitaciones vengan en un sobre con papel importado o que Alejandro Fernández le cante al oído a la esposa de CEO de la compañía. Estas respuesta son diferente para cada evento, lo que es constante es que gastes en lo que se ve, se oye y se siente. Si tus invitados no lo ven, lo oyen o lo sienten, no vale la pena.

Como comentario trata de ser coherente con el evento, en un sinnúmero de eventos es típico ver discrepancias en los valores de producción la compañía gasto tanto en “el show” que tuvo que cortar en gastos en el cóctel y acabas viendo un show de primera y tomando “Ron Dudosa Procedencia” a la salida. Muy mal.

En este tema de planificar debo recomendar que si nunca has organizado un evento, busques la ayuda de una compañía o individuo que tenga EXPERIENCIA en el ramo (hay mucho improvisado, checa credenciales!). Es terrible cuando el jefe decide que Juanita tiene que organizar el evento anual y la experiencia de Juanita se limita a organizar cumpleaños en su casa donde, por cierto, siempre faltan servilletas y la comida siempre esta fría.

Mi segunda recomendación es DELEGAR, el mundo de los eventos esta repleto de hombres-orquesta : “Te presento a Manuelito que va a coordinar el registro de invitados, va mandar las invitaciones, a cocinar los canapés , a dar el discurso de bienvenida y a recoger a los exponentes después de que termine de colgar la ambientación” este, es el error mas común. El resultado es siempre caos, estrés y un evento fallido.

Si tu estas organizando y tienes experiencia, que mejor, de todas maneras DELEGA.

Tercera recomendación: dos y dos no son cuatro: No es lo mismo 100 invitados que 500 ni 1000. No es lo mismo organizar un desfile de modas que una presentación de producto. He visto muchas veces el vicio de repetir las mismas ideas para eventos distintos, esto nunca funciona y desemboca en eventos aburridos y poco atendidos. Cada evento debe de ser único y sobre todo MEMORABLE.

Un punto que frecuentemente olvidan mis clientes es la convocatoria. He visto compañías gastar millones de pesos en un evento para que el mero día lleguen los de la oficina y su esposas.

Siempre invita puntualmente (dos semanas MINIMO) y confirma tres días antes.

4) Ejecuta

Ya tienes tu concepto, tu presupuesto y tu plan ahora lo que queda es ejecutar tu plan. En el camino prepárate para ser flexible, seguramente siempre tendrás que cambiar algo de tu plan original. La recomendación es siempre tener un respaldo en todo, así, si algo te falla , no te meterás en problemas.

Algo que siempre agradecerán tus proveedores es la transparencia en el trato, nunca prometas algo que no podrás cumplir ( te voy a traer mas eventos, te voy a recomendar con…, te pago el día del evento.. etc.) un proveedor bueno siempre estará dispuesto a ayudarte y resolverte problemas pero no prometas si no puedes cumplir.

5) Disfruta y evalúa

El día del evento piensa que tienes invitados en la casa y trátalos como tal, ponte el sombrero de anfitrion, el trato personalizado y la atención que tengas para tus invitados hara la diferencia hasta en el caso y no dejes que a tus invitados les haga falta nada y trata de relajarte para no ser el anfitrion neurotico que espanta a los invitados.
Por ultimo evalúa un mes después , que salio bien que cambiaras la próxima vez , que dijeron tus invitados y el mas importante de todos:

¿ Lograste tu objetivo? En eso… solo la almohada y tú.

Fuente: patpabellondealtatecnologia.blogspot.com

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